Comment Expensya révolutionne le traitement des notes de frais ?

Expensya est un logiciel de gestion de notes de frais, disponible sous forme d’application Web et mobile. Il s’adresse à toutes les entreprises (TPE, PME, grands groupes) qui souhaitent simplifier la gestion de leurs frais professionnels, avoir plus de flexibilité en la matière et profiter de la meilleure technologie de reconnaissance du marché. Cette application vient pallier les difficultés auxquelles font face les entreprises dans la maitrise des frais kilométriques et des procédures de remboursement.

Expensya, le logiciel de gestion des frais professionnels

Expensya est un logiciel web et mobile simple à utiliser, qui facilite la création de notes de frais. Dans le cadre de la gestion des frais professionnels par exemple, cette application de note de frais permet aux collaborateurs d’une entreprise, de saisir rapidement leurs dépenses, en prenant juste une photo de leurs reçus à l’aide de leur smartphone. En réalité, le programme est doté de la technologie OCR qui lui confère une reconnaissance intelligente, lui permettant de détecter rapidement toutes les informations pertinentes relatives au montant de la dépense, à sa catégorie, à la TVA, à la date, et au mode de paiement entre autres. Les notes de frais sont ainsi automatiquement créées, prêtes à être soumises à la validation du manager, et transmises par la suite au comptable pour paiement.

La création de workflow de validation

Lorsqu’une demande de remboursement est créée par un collaborateur, Expensya la notifie automatiquement au manager qui n’aura qu’à la valider ou à la rejeter en quelques clics. Ici, tous les calculs sont automatisés, de telle sorte qu’il est inutile de saisir à nouveau les montants des reçus, et de créer comme c’est le cas avec Excel, des notes de frais mensuelles. De même, est-il possible de synchroniser Expensya avec un outil comptable. Alors, les écritures comptables sont facilement générées et enregistrées dans le logiciel de comptabilité, ou exportées au format souhaité par l’utilisateur. Cette application permet par ailleurs à l’entreprise de renforcer la qualité de l’offre proposée aux clients, et de leur simplifier la vie, puisqu’ils peuvent désormais gérer leurs frais de manière autonome, et les transmettre en un clic au service budget. De fait, le comptable de l’entreprise minimise les risques d’erreurs dans sa gestion, à la faveur d’une application particulièrement intuitive, qui rend facile et rapide la gestion de notes de frais. Aussi, favorise-t-elle une vue d’ensemble sur les dépenses des différentes équipes de l’entreprise grâce aux tableaux de bord et aux statistiques. Les décaissements sont donc analysés en temps réel, autant que le respect de la politique comptable de l’entreprise est apprécié au quotidien.

Frais de déplacement, frais kilométriques et URSSAF

Le logiciel Expensya dont l’utilité pour les entreprises est abordée sur gataka.fr sous d’autres angles assure aussi le suivi des frais de déplacement des collaborateurs de l’entreprise. Par exemple, lors de la configuration de cet outil de gestion de notes de frais, il est possible de créer des dépenses fixes, de mettre en place des seuils à ne pas dépasser, et de catégoriser les frais. Si les employés de l’entreprise doivent voyager à l’étranger, Expensya gère automatiquement les conversions de devises. L’application assure également la gestion des barèmes URSSAF pour garantir la conformité de l’administration de l’entreprise aux exigences légales.

Les avantages d’Expensya

Les avantages associés à l’utilisation d’Expensya sont divers. D’abord, l’application propose un niveau de flexibilité très satisfaisant, en plus de sécuriser les données comme il se doit. Toutes les informations des utilisateurs de ce logiciel de gestion de notes de frais, sont de fait stockées, sauvegardées, et dupliquées dans des centres de données hautement sécurisées en Europe. Au nombre des avantages de ce logiciel, figurent également : • le gain de temps, • l’extraction automatique des données, • la réalis ation des scans multi-formats, • le traitement rapide des emails, • la limitation des échanges papiers, et donc la réduction des frais d’impression, • la facilitation de communication entre les différents services de l’entreprise, • l’accès facile au logiciel pour les utilisateurs en tout temps, et en tout lieu, • la maitrise des dépenses. Désireux d’en savoir davantage sur les notes de frais ? Rendez-vous sur cette page.